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Trasparenza

Uso dell'intelligenza artificiale

Usiamo l'intelligenza artificiale in modo limitato e dichiarato: per leggere email e documenti e ricavarne i dati di un trasporto. I prezzi non li stabilisce l'IA, e nessuna quotazione è vincolante finché non ti confermiamo il trasporto per iscritto.

1. In sintesi

  • L'intelligenza artificiale ci serve a leggere più in fretta email e documenti e a ricavarne i dati (luoghi, date, merce, pesi, misure). Non stabilisce i prezzi e non rifiuta richieste di trasporto.
  • Le cifre che comunichiamo sono calcolate dal nostro sistema con regole di calcolo, listino e storico dei viaggi, a partire dai dati del trasporto.
  • Alle richieste di trasporto che ci arrivano per email il sistema può rispondere in automatico, con una quotazione o con la conferma della disponibilità al prezzo indicato da chi scrive. Queste email sono firmate come comunicazioni automatiche (punto 4); quando la richiesta esce dai casi ordinari, il sistema non risponde e passa la pratica a un operatore.
  • Nessuna quotazione, automatica o di un operatore, è vincolante: il trasporto si intende confermato solo con la nostra email di presa in carico, che arriva dopo la tua accettazione del prezzo.
  • Le funzioni di IA del portale sono eseguite su elaboratori di proprietà dell'azienda, gestiti direttamente da noi, con l'unica eccezione della dettatura vocale nell'area riservata (punto 5).
  • Non svolgiamo profilazione né marketing automatizzato. In qualsiasi momento puoi chiedere che una tua richiesta sia seguita da un operatore (punto 7).

2. Il nostro ruolo

Schiavetta Trasporti sviluppa in proprio i sistemi descritti in questa pagina, a partire da modelli linguistici di uso generale, e li utilizza per la propria attività: ai sensi del regolamento europeo sull'intelligenza artificiale è quindi sia fornitore sia utilizzatore (deployer) di questi sistemi. Molte funzioni del portale non usano l'IA ma regole fisse: per ognuna indichiamo quale delle due cose è.

Lo stato di ogni funzione («attiva» o «non attiva») non è scritto a mano: viene letto dalla configurazione del portale nel momento in cui apri questa pagina.

3. Le funzioni, una per una

Moduli del sito e area clienti

Funzioni che usi tu, quando compili una richiesta.

Compilazione automatica dei moduli (funzione facoltativa). Se incolli il testo di un'email o di un ordine di trasporto, oppure carichi un file (PDF, Word, email salvata), il sistema ne ricava i campi utili — luoghi e indirizzi di carico e scarico, date e orari, merce, colli, peso, misure, note — e li scrive nel modulo al posto tuo. La funzione è riservata a chi ha un accesso al portale (clienti registrati, subvettori, personale) ed è facoltativa: si attiva solo con un'azione esplicita, e il modulo si può sempre compilare a mano. Per ogni account di un cliente o di un subvettore le letture automatiche sono al massimo 20 l'ora e 60 al giorno. Il file caricato viene conservato nel nostro archivio documentale, anche se poi la richiesta non viene inviata: quello di un cliente o di un subvettore quando la lettura riesce, quello del nostro personale dal momento del caricamento. Le immagini e le scansioni (JPG, PNG) non vengono lette automaticamente: in quel caso i campi vanno compilati a mano.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No.
  • Controllo umano: I dati estratti sono una proposta: restano modificabili e partono solo quando confermi l'invio.

Stima preliminare del preventivatore. La fascia di prezzo indicativa mostrata dal preventivatore del sito, e quella che l'area clienti mostra mentre si compila una richiesta di trasporto, non è generata da un'intelligenza artificiale: è un calcolo basato su distanza, percorso, parametri di costo e storico interno. È un'indicazione orientativa e non costituisce un'offerta: il preventivo valido è solo quello che ricevi per iscritto da un nostro operatore. La conferma di ricezione della richiesta è un messaggio automatico a testo fisso.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: mostra una fascia indicativa.
  • Controllo umano: Il preventivo scritto lo prepara e lo invia sempre un operatore.

Richieste di trasporto che ci arrivano per email

Come leggiamo le richieste dei committenti, e che cosa può partire senza che una persona lo abbia scritto.

Lettura delle email con cui ci vengono proposti dei viaggi. Committenti e partner ci inviano regolarmente richieste ed elenchi di viaggi da affidare. Un sistema legge automaticamente queste comunicazioni, compresi i PDF allegati, e ne ricava i dati operativi (luoghi, date, orari, caratteristiche del carico, mezzo richiesto ed eventuale cifra proposta), che finiscono in un elenco di lavoro dei nostri operatori. Allo stesso modo legge le risposte alle nostre quotazioni, per capire se il prezzo è stato accettato e se ci viene chiesto altro. La lettura riguarda i messaggi che arrivano alla casella operativa dedicata al lavoro di trasporto, ed è circoscritta con più filtri: i messaggi che si dichiarano generati da sistemi automatici o inviati in massa (risposte di assenza, avvisi, notifiche) vengono riconosciuti e scartati prima di qualsiasi analisi, e ciò che non riguarda una richiesta di trasporto viene messo da parte.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? La lettura in sé non invia nulla: sui dati letti lavorano gli automatismi descritti qui sotto.
  • Controllo umano: Ogni dato letto resta accanto alla riga dell'email da cui proviene, e l'operatore può rileggerlo, correggerlo o scartarlo.

Risposte automatiche alle richieste di trasporto. Quando una richiesta arrivata per email contiene i dati che servono, il nostro sistema può rispondere da solo, in coda alla stessa email: con una quotazione, oppure con la conferma della disponibilità al prezzo indicato da chi scrive, solo quando quella cifra non è inferiore al nostro prezzo di riferimento per quel trasporto. La cifra è calcolata dal nostro motore di prezzo con regole fisse (distanza e percorso, tipo e numero di mezzi, parametri di costo), dal nostro listino e, quando esiste, dallo storico dei viaggi già svolti su quella tratta: l'intelligenza artificiale fornisce soltanto i dati letti dall'email, non sceglie e non corregge la cifra. Quando il trasporto richiede più mezzi, la quotazione può contenere uno schema indicativo del carico (un'immagine per mezzo) e un collegamento personale a una vista tridimensionale, consultabile per 120 giorni da chi possiede il collegamento: mostra misure, pesi, disposizione dei pezzi, tratta e il tuo riferimento, nessun prezzo. Per un trasporto eccezionale la risposta precisa che permessi ed eventuale scorta si confermano dopo le verifiche, oppure è una ricevuta senza cifra con l'impegno a quotare.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale per leggere, regole fisse per decidere.
  • Agisce da solo? Sì: queste email partono senza che una persona le abbia lette prima. Partono solo in fascia diurna e con un tetto giornaliero, e ogni decisione — inviata o fermata — resta registrata con il suo motivo.
  • Controllo umano: Il sistema non risponde, e passa la pratica a un operatore, quando i dati sono incompleti o non tornano fra loro; alla prima richiesta di chi non conosciamo ancora (non è fra i nostri clienti, e né lui né la sua azienda hanno mai ricevuto da noi una quotazione): la prima risposta la manda una persona; quando la provenienza del messaggio non è verificabile né dal messaggio né dalle email precedenti dello stesso mittente (e quando è verificabile solo dalle precedenti, rispondiamo soltanto a quell'indirizzo); quando l'indirizzo a cui rispondere non appartiene a chi ha scritto; quando la richiesta riguarda merci che non trattiamo come servizio ordinario (merci pericolose ADR, rifiuti, temperatura controllata, deperibili, animali vivi: a queste, quando la funzione descritta qui sotto è attiva, rispondiamo soltanto senza cifra), tratte con l'estero, con la Sicilia o con la Sardegna (il traghetto lo quota una persona) o esigenze particolari non comprese nel prezzo; quando la richiesta chiede di quotare più opzioni, una per una; quando la merce è descritta soltanto in un'immagine dentro l'email, che il sistema non legge; quando chiede soltanto un mezzo che non abbiamo (motrice, autotreno, furgone); quando la cifra indicata da chi scrive si discosta troppo dalla nostra. Nessuna quotazione è vincolante: il trasporto si intende confermato solo con la nostra email di presa in carico.
  • Stato: attiva.

Proposte automatiche alle richieste dal portale clienti. Quando un cliente chiede un trasporto dal portale clienti, il nostro sistema può preparargli da solo, entro pochi minuti, una proposta con prezzo e data: il cliente la vede nella sua pagina «Le mie richieste», la riceve anche per email, e può accettarla, rifiutarla o fare una controproposta. La cifra è calcolata dallo stesso motore di prezzo a regole fisse usato per le richieste via email (distanza e percorso, mezzo, parametri di costo, listino e, quando esiste, lo storico dei viaggi già svolti su quella tratta). Non interviene l'intelligenza artificiale: i dati sono quelli che il cliente ha inserito nel modulo. Se il cliente accetta, il viaggio entra nella nostra pianificazione; il trasporto è confermato quando gli comunichiamo il mezzo assegnato.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: la proposta parte senza che una persona l'abbia letta prima, solo dalle 7 alle 20, e ogni decisione — inviata o fermata — resta registrata con il suo motivo.
  • Controllo umano: Il sistema non fa la proposta, e passa la richiesta a un operatore, per i trasporti eccezionali e il noleggio; quando il tipo di merce non è indicato o è «altro»; quando il cliente chiede soltanto nostri mezzi o una copertura assicurativa in più; quando servono più mezzi; e in tutti i casi in cui non risponde alle richieste via email (dati incompleti o che non tornano fra loro, merci che non trattiamo come servizio ordinario, tratte con l'estero, con la Sicilia o con la Sardegna, esigenze non comprese nel prezzo). Un operatore può sempre cambiare la proposta o rifiutare la richiesta, e la proposta non impegna il cliente finché non la accetta.
  • Stato: attiva.

Risposte su merci e servizi che non svolgiamo con i nostri mezzi. Se la richiesta riguarda merci pericolose (ADR), merce a temperatura controllata o deperibile, il nostro sistema può rispondere da solo, in coda alla stessa email, senza una cifra: che non abbiamo mezzi nostri dedicati, che collaboriamo con partner qualificati e che, se per te va bene, verifichiamo disponibilità e prezzo e ti rispondiamo entro un termine indicato. Se il carico è per il giorno stesso o per quello successivo, la risposta dice che per quella data non possiamo garantire il servizio. Per rifiuti e animali vivi la risposta è che il servizio non rientra fra le nostre prestazioni. Se serve una sponda idraulica o una gru, la quotazione indica una cifra indicativa e precisa che quel servizio passa da un partner e va confermato. Il tipo di merce è riconosciuto con regole fisse sul testo della tua email e sui dati che ne ricava la lettura automatica: nessuna intelligenza artificiale sceglie la risposta o la cifra.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale per leggere, regole fisse per decidere.
  • Agisce da solo? Al momento queste risposte le prepara il sistema e le invia un operatore.
  • Controllo umano: Valgono gli stessi controlli delle risposte automatiche: se i dati non tornano, se la provenienza non è verificabile o se l'indirizzo non appartiene a chi ha scritto, risponde un operatore. Se la richiesta contiene più viaggi, o se ci indichi tu una cifra per un trasporto con sponda o gru, decide un operatore. Nessuna risposta è vincolante: il trasporto si intende confermato solo con la nostra email di presa in carico.
  • Stato: non attiva in questo momento.

Seconda proposta quando un nostro camion passa comunque di lì. Se non rispondi a una nostra quotazione entro qualche ora, e il tuo trasporto coincide con un tratto che un nostro camion farebbe comunque vuoto (per raggiungere un altro carico o per rientrare), possiamo riproporti lo stesso trasporto a una cifra più bassa, una sola volta, in coda alla stessa email. È una regola fissa sui nostri viaggi già programmati: nessuna intelligenza artificiale sceglie il trasporto o la cifra.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Al momento questa funzione è in prova: il sistema registra soltanto quale proposta avrebbe inviato, e non invia nulla.
  • Controllo umano: Non parte se hai già risposto, se nella conversazione qualcuno ha già scritto dopo la nostra quotazione, o se il viaggio è già stato confermato. Ogni proposta, inviata o no, resta registrata con il motivo. Come ogni quotazione, non è vincolante: il trasporto si intende confermato solo con la nostra email di presa in carico.
  • Stato: non attiva in questo momento.

Cifra registrata dalla tua risposta. Quando rispondi a una nostra quotazione indicando una cifra per un singolo viaggio, pari o superiore al nostro riferimento, la cifra viene registrata sul viaggio senza passare da una persona. Se accetti senza indicare una cifra, sul viaggio viene registrata quella della nostra quotazione. In tutti gli altri casi — cifra più bassa, ambigua o riferita a più viaggi — decide un operatore.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale per leggere, regole fisse per decidere.
  • Agisce da solo? Sì, nei due casi descritti: la cifra registrata è quella scritta da te, o quella che ti abbiamo quotato e che hai accettato.
  • Controllo umano: Ogni altro caso va a un operatore, con un avviso.

Viaggio registrato quando accetti la quotazione. Se accetti per iscritto la nostra quotazione senza aggiungere altre richieste, il viaggio può essere registrato da solo fra quelli da organizzare, al prezzo quotato. Se la risposta contiene altre richieste (orari, documenti, targhe), una cifra diversa o un programma di più viaggi, o se dopo la quotazione ti abbiamo scritto noi un'altra cifra, se ne occupa un operatore.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale per leggere, regole fisse per decidere.
  • Agisce da solo? Al momento questa funzione è sospesa: ogni accettazione la registra un operatore.
  • Controllo umano: Il viaggio non si registra da solo se la tua risposta non porta la firma del tuo dominio di posta (DKIM/SPF) o non arriva dalla stessa azienda che ha chiesto la quotazione: in quei casi decide un operatore. Gli operatori ricevono un avviso per ogni viaggio registrato in questo modo.
  • Stato: non attiva in questo momento.

Presa in carico automatica. La presa in carico è l'email con cui ti confermiamo il trasporto. Dopo un'accettazione registrata come al punto precedente, può partire in automatico, in coda alla tua email, con tratta, importo concordato e nostro riferimento.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Al momento questa funzione è sospesa: la presa in carico la invia sempre un operatore.
  • Controllo umano: Non parte verso gli indirizzi riconosciuti come «noreply», né verso un indirizzo di risposta di un'altra azienda: in quel caso va a chi ha scritto. Gli operatori ricevono un avviso a ogni invio.
  • Stato: non attiva in questo momento.

Risposte sulle soste. Quando rispondi a una nostra comunicazione su una sosta (tempi di attesa al carico o allo scarico), il sistema riconosce il tipo di risposta — accettazione, domanda, contestazione — e le eventuali obiezioni, per proporre all'operatore la bozza di risposta più adatta. Dal modello si prendono solo le categorie, mai frasi da inserire nelle nostre email.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Non invia nulla; può solo aggiornare lo stato interno della pratica (per esempio «in contestazione»).
  • Controllo umano: Ogni risposta la invia una persona.

Rapporti con i subvettori

Come cerchiamo i vettori a cui affidare un viaggio, e come gestiamo i loro documenti e contratti.

Lettura delle risposte alle richieste di disponibilità. Alle nostre richieste di disponibilità i subvettori rispondono per email. Regole fisse e, solo nei casi dubbi, un modello di IA riconoscono se la risposta è un sì, un sì a una certa cifra o un no. Dalle stesse risposte, con regole fisse, aggiorniamo i recapiti (per esempio chi chiede di non ricevere più richieste) e i mezzi che il subvettore dichiara di avere o di non fare; chi risponde di sì, o chiede i dettagli, a una richiesta per un certo mezzo risulta avere quel mezzo. Questi aggiornamenti si applicano da soli solo quando la risposta è sicuramente del subvettore: arriva in risposta a una nostra email, oppure da un indirizzo o da un dominio già presenti nella nostra anagrafica. Per cambiare i recapiti serve in più che il mittente risulti autentico e sia già nella nostra rubrica con quell'indirizzo; un indirizzo nuovo dev'essere della sua stessa azienda.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale per leggere, regole fisse per decidere.
  • Agisce da solo? Indirettamente: i «sì» chiudono le richieste ancora aperte per quel viaggio, e i mezzi dichiarati decidono a chi arriveranno le richieste successive.
  • Controllo umano: L'esito è visibile accanto al testo della risposta e si corregge con un clic; l'affidamento del viaggio lo decide una persona. Una risposta di provenienza non verificata — finita nello spam o nel cestino, o riconosciuta solo dal nome che compare come mittente — non cambia nulla da sola: diventa una proposta che una persona conferma o scarta.

Richieste di disponibilità ai subvettori. Per trovare un vettore per un viaggio inviamo richieste di disponibilità ai subvettori che servono quella zona. Chi riceve la richiesta, in che ordine e la cifra proposta — che può variare da un subvettore all'altro — sono calcolati da regole fisse: zone e tratte servite, viaggi svolti con noi, valutazioni interne, mezzi dichiarati, stato dei documenti. Nessun modello di IA interviene in questo calcolo. Se il viaggio ha condizioni particolari (per esempio merce non sovrapponibile), la richiesta le riporta con la frase scritta o confermata da una persona del nostro personale, e chi risponde di essere disponibile le accetta.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Al momento ogni richiesta parte da un operatore.
  • Controllo umano: Le richieste escludono chi ha chiesto di non riceverne e le imprese escluse da una nostra decisione; ogni richiesta contiene un collegamento per non riceverne più.
  • Stato: non attiva in questo momento.

Richiesta di cifra sui trasporti eccezionali. Per un trasporto eccezionale arrivato per email, dopo la ricevuta automatica al committente il sistema può pubblicare il carico e chiedere la cifra ai subvettori che svolgono trasporti eccezionali.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Al momento la richiesta di cifra sui trasporti eccezionali la fa una persona.
  • Controllo umano: La cifra da proporre al committente la decide una persona.
  • Stato: non attiva in questo momento.

Bacheca dei viaggi e assegnazione. Nella bacheca del portale subvettori pubblichiamo annunci di viaggi senza i dati del committente. Il compenso mostrato a ciascun subvettore è calcolato da regole e può essere diverso da un subvettore all'altro; il viaggio viene assegnato automaticamente al primo subvettore che accetta, salvo intervento di un operatore nei minuti successivi. Il contratto parte in automatico solo se i documenti del subvettore risultano in regola; altrimenti lo emette una persona. Le domande dei subvettori scelte da un elenco predefinito vengono girate in automatico al committente.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'assegnazione, l'inoltro delle domande predefinite e, se i documenti risultano in regola, il contratto.
  • Controllo umano: Un operatore decide quali viaggi pubblicare, e può sostituire il subvettore nei minuti successivi all'accettazione.
  • Stato: attiva.

Preverifica dei documenti dei subvettori. I documenti che i subvettori caricano nel loro portale (DURC, visura, polizze e simili) vengono letti da un modello di IA — anche come immagine, se sono scansioni — per proporre tipo, intestatario, partita IVA e date, e per segnalare incongruenze: documento scaduto, scadenza diversa da quella dichiarata, partita IVA che non compare.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: l'IA non approva e non rifiuta nessun documento.
  • Controllo umano: Ogni documento lo valida o lo rifiuta una persona.

Documenti dei subvettori ricevuti per email. Quando un subvettore risponde a una nostra richiesta di documenti (DURC, visura, polizze e simili) allegandoli all'email, o ce li allega rispondendo a un'altra nostra email di lavoro, il portale riconosce il subvettore dal mittente, fa leggere ogni allegato a un modello di IA eseguito sui nostri computer per riconoscere tipo, intestatario, partita IVA e scadenza, e inserisce il documento tra quelli del subvettore come «da verificare». Se il mittente non è riconosciuto, se il documento sembra di un'altra impresa o se tipo e scadenza non si leggono, il documento resta in attesa di una persona.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì, solo l'inserimento del documento tra quelli del subvettore come «da verificare», e solo quando mittente, intestatario e scadenza tornano; non lo approva e non lo rifiuta. Nessuna email viene inviata al subvettore.
  • Controllo umano: Ogni documento lo valida o lo rifiuta una persona; quelli incerti li smista una persona.
  • Stato: attiva.

Solleciti dei contratti e accettazione per esecuzione. Quando un subvettore non accetta in modo esplicito il contratto di un viaggio, il portale invia fino a quattro solleciti, uno al giorno. Se ventiquattro ore dopo l'ultimo il trasporto risulta eseguito, il contratto viene registrato come accettato per esecuzione (art. 1327 del codice civile), con un'annotazione sul documento e un'email di chiusura.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: i solleciti e la registrazione dell'accettazione per esecuzione.
  • Controllo umano: Un operatore può sospendere i solleciti di un contratto.
  • Stato: attiva.

Targa chiesta al subvettore la sera prima del carico. Quando un viaggio è affidato con un contratto a un'altra impresa di trasporto e la sera prima del carico (dalle 17:30) l'impresa non ci ha ancora dato la targa del mezzo, il portale le scrive all'indirizzo del contratto con un link personale per inserirla, senza bisogno di un account. La targa inserita va sul viaggio e al cliente, che non riceve il nome dell'impresa. Una sola richiesta per viaggio.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio della richiesta e, quando l'impresa inserisce la targa, la comunicazione al cliente.
  • Controllo umano: L'affidamento del viaggio e il contratto li decide sempre una persona; la targa la scrive l'impresa.
  • Stato: attiva.

Orari di sosta e satellitare chiesti al subvettore. Quando un mezzo di un'altra impresa di trasporto aspetta al carico o allo scarico, un operatore può chiederle, all'indirizzo del contratto, gli orari di arrivo e di ripartenza e l'estratto del satellitare, con un link personale e senza bisogno di un account. Se dopo un giorno l'impresa non ha risposto, il portale le manda un solo promemoria. Gli orari ricevuti diventano quelli della sosta solo dopo che un operatore li ha letti; l'estratto del satellitare resta nostro e non viene inoltrato al cliente in automatico.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: il promemoria, una volta sola.
  • Controllo umano: La richiesta la manda un operatore; gli orari entrano nella sosta solo con il suo «Scrivi questi orari».
  • Stato: attiva.

Attivazione degli account dei subvettori invitati. Quando un'impresa che abbiamo invitato si registra al portale subvettori con la stessa partita IVA dell'invito, l'account si attiva da solo, senza revisione manuale.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'attivazione dell'account.
  • Controllo umano: L'invito lo decide e lo invia una persona, oppure parte da solo dopo una disponibilità data a una nostra richiesta (voce «Dopo una disponibilità»); per i contratti restano necessari i documenti obbligatori.
  • Stato: attiva.

Strumenti interni del personale

Funzioni che vede solo il nostro personale: aiutano a leggere e a ritrovare le informazioni, non decidono.

Osservatore: proposte di aggiornamento dalle fonti ufficiali. Un programma che gira su un nostro computer legge ogni giorno un elenco fisso di fonti pubbliche — Gazzetta Ufficiale, Agenzia delle Entrate, Garante privacy, Ministeri dei Trasporti e del Lavoro, INPS, INAIL, Unione europea e stampa di settore — e controlla le versioni dei programmi che usa il portale e lo stato delle sue pagine pubbliche. Un modello di IA eseguito sui nostri computer legge le notizie nuove e propone quali riguardano l'azienda, sempre con il collegamento alla fonte. Non legge i dati di clienti, autisti o subvettori e non manda niente fuori: verso l'esterno escono solo richieste di pagine pubbliche e nomi di programmi pubblici. Altri controlli girano dentro il portale e non usano l'IA: la partita IVA dei clienti e dei subvettori con viaggi negli ultimi dodici mesi si verifica sul servizio pubblico VIES della Commissione europea (esce solo il numero della partita IVA, mai il nome né altri dati), i bandi pubblici di trasporto si cercano sul portale europeo TED e una volta a settimana si scarica l'elenco pubblico del rating di legalità dell'Autorità garante della concorrenza, che serve alla valutazione dei nuovi rapporti.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Solo in una cosa: le notizie di norme, settore e viabilità che il modello giudica pertinenti arrivano da sole al personale interno, in una pagina del portale, con un riassunto breve e il collegamento alla fonte. L'ordine in cui si mostrano lo decide il portale con regole fisse, senza IA: la gravità, la parte del lavoro che la notizia tocca, quante volte i nostri viaggi degli ultimi 90 giorni passano dalle province che nomina (un conteggio per provincia, nessun dato di clienti o autisti) e quanto sono state utili le notizie della stessa fonte. Per le chiusure di strade e autostrade il portale ricava dal comunicato, con regole fisse e senza IA, i tratti chiusi e le date, li disegna su una mappa e, a chi può vedere i viaggi, dice se il percorso di un camion in quei giorni passa di lì: è un aiuto da verificare sul comunicato, non cambia nessun viaggio. Per tutto il resto propone soltanto: non cambia niente del portale e non scrive a nessuno.
  • Controllo umano: Ogni proposta la può leggere una persona, che la accetta, la segna fatta o la scarta. Le norme si verificano sempre sul testo ufficiale, non sul riassunto. Le proposte di aggiornare un programma si chiudono da sole quando il portale vede in uso la versione nuova. Le notizie al personale non le rivede nessuno prima della pubblicazione: per questo sono riassunti brevi (un taglio della proposta, senza altri modelli e mai il testo dell'articolo), portano sempre il collegamento alla fonte e l'avviso di verificare prima di agire, e una persona può ritirarle, correggerle o metterle in cima; scartare una proposta ritira la sua notizia. Quelle di gravità alta restano comunque da guardare a una persona. Chi le ha lette si conta solo in totale, mai per persona.
  • Stato: attiva.

Lettura commentata del report di solvibilità. Quando la direzione lo chiede, un modello di IA eseguito sui nostri computer scrive un commento discorsivo al report di solvibilità di un'azienda (clienti, subvettori e la nostra società): punti di forza, punti deboli e un consiglio per ruolo. Parte dai numeri già calcolati dal portale, non ne aggiunge e non consulta altre fonti; il portale scarta il testo se contiene cifre che non sono nel report.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: il commento non cambia punteggi, affidamenti o condizioni e non invia nulla a nessuno.
  • Controllo umano: Il report è riservato alla direzione, che lo legge e decide.

Ricerca nei documenti dell'azienda. Il personale può cercare una parola, un nome o un numero dentro i documenti che il portale già conserva: documenti dei subvettori, documenti di trasporto, documenti dei mezzi, polizze e corrispondenza assicurativa, contratti ai subvettori, ordini dei clienti, fatture. Il testo delle scansioni lo legge un programma di riconoscimento dei caratteri; per trovare anche i documenti che dicono la stessa cosa con parole diverse, un modello di IA eseguito sui nostri computer trasforma i brani in vettori numerici e li confronta con la domanda. Il personale può anche fare una domanda: lo stesso modello di IA eseguito sui nostri computer scrive una risposta breve usando solo i brani dei documenti che quella persona può aprire, e indica per ogni frase da quale documento viene; se i brani non bastano, risponde che non l'ha trovato. Le domande e le risposte si conservano per un anno, per controllarne la correttezza. Documenti, vettori e domande non escono dall'azienda.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: ordina i risultati di una ricerca e, a richiesta, scrive una risposta con le sue fonti. Non modifica documenti e non invia niente a nessuno.
  • Controllo umano: La ricerca e la domanda le fa una persona, che apre e legge i documenti citati: la pagina lo ricorda sotto ogni risposta e segnala i numeri che non trova nei documenti. Ognuno trova solo i documenti che il suo ruolo gli permette già di aprire.
  • Stato: attiva.

Il punto del mattino e della sera. Due volte al giorno il portale riassume per il personale della logistica com'è andato il lavoro: i viaggi che hanno reso più del solito, quelli presi sotto il costo, i viaggi già accettati che conviene rivedere, le scadenze dei permessi per le zone a traffico limitato. I fatti li scelgono regole fisse sui numeri dei viaggi, confrontandoli con le settimane precedenti; sopra i fatti, un modello di IA eseguito sui nostri computer scrive due o tre frasi che ne dicono il senso. Ogni numero di quelle frasi deve comparire nei fatti, e una frase che contiene un numero diverso o il nome di una persona viene scartata. Si parla di viaggi, prezzi e mezzi, mai delle persone che li hanno gestiti.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: scrive un riassunto per il personale. Non cambia prezzi né viaggi e non invia niente a clienti o fornitori.
  • Controllo umano: Il riassunto lo leggono le persone della logistica, che decidono che cosa fare; sotto le frasi dell'IA restano sempre i fatti con i loro numeri, e la pagina ricorda che in caso di dubbio valgono quelli.
  • Stato: attiva.

Archivio dei documenti di trasporto (DDT). I documenti di trasporto dei nostri viaggi, scansionati in ufficio, fotografati dagli autisti alla consegna o mandati per email dai subvettori alle caselle dell'azienda, vengono letti da un modello di IA eseguito sui nostri computer, per proporre numero, data, mittente, destinatario, luoghi, targa, peso ed eventuali riserve, per riconoscere il tipo di documento (DDT, CMR, packing list, fattura, altro) e segnalare possibili doppioni, documenti che non sono DDT, riserve e bolle senza firma, e per collegare ogni documento al viaggio a cui appartiene. Delle email si guardano solo quelle con un allegato che rispondono ai nostri solleciti o ai nostri contratti, o che arrivano da un subvettore che conosciamo e parlano di un documento di trasporto; si prendono solo gli allegati. Un documento collegato al viaggio di un subvettore compare anche fra i documenti del suo contratto.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: il collegamento del documento al viaggio, solo quando almeno due indizi indipendenti (per esempio targa e data, o cliente, data e luoghi) indicano lo stesso viaggio, e per un documento arrivato per email solo a un viaggio dell'impresa che l'ha mandato; un allegato di un'email che il modello riconosce come un altro documento, o la copia di un documento che il viaggio ha già, esce dalla coda; e lo scarto delle pagine bianche di una scansione, riconosciute senza IA da una misura dell'inchiostro sulla pagina; e il collegamento di una pagina stretta fra due pagine della stessa scansione già collegate allo stesso viaggio. Dal 23/10/2026 anche la conferma del collegamento, con i controlli incrociati: il documento si rilegge accanto al viaggio (targa, riferimenti del cliente, date, peso, merce) e il modello guarda la pagina intera accanto al viaggio e ad altri tre possibili, senza sapere quale ha scelto il sistema; si conferma solo quando le due verifiche indicano lo stesso viaggio e niente sulla bolla lo contraddice. Quando tutte e due indicano un altro viaggio il documento si sposta lì, una volta sola; quando la bolla contraddice il viaggio torna fra quelli da collegare. Anche i documenti che le regole da sole non collegano: il modello guarda la pagina accanto ai primi quattro viaggi proposti, e il documento si collega solo se il modello è sicuro e indica il primo dei viaggi proposti dalle regole, o il viaggio della targa scritta sulla bolla, e niente sulla bolla lo contraddice; il seguito di un documento e il retro con le condizioni generali vanno sul viaggio della pagina prima, se è già confermata.
  • Controllo umano: Nei casi incerti il documento resta in attesa di un indizio in più, o il viaggio lo sceglie una persona fra le proposte. Gli avvisi segnalano e non tolgono nulla; ogni collegamento e ogni conferma si possono togliere e ogni pagina scartata si può ripristinare. L'IA non modifica il viaggio e non fattura nulla. Un documento collegato in automatico arriva al cliente — nell'area clienti del portale e, per i viaggi dei nostri camion, con un'email che lo avvisa — solo dopo la conferma, di una persona o dei controlli incrociati; per i viaggi di più di dieci giorni prima l'email non parte. Il pacchetto delle prove di consegna lo manda sempre una persona. Un documento nostro trovato fra le bolle scansionate (un contratto con un subvettore, un ordine su un viaggio affidato a un subvettore) resta sul viaggio ma il cliente non lo vede.

Le risposte dei subvettori ai solleciti dei documenti di trasporto. Quando un subvettore risponde per email a un sollecito del documento di trasporto, un modello di IA eseguito sui nostri computer legge il testo della risposta, senza la parte citata, e ne ricava che cosa dice: che manda il documento, che lo manderà, che l'ha già mandato, che il viaggio non c'è stato, che contesta, oppure altro, e se fa una domanda. Il testo non esce dall'azienda.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: la pausa dei solleciti dei viaggi a cui la risposta si riferisce, per i giorni che il subvettore indica (tre giorni lavorativi se non lo dice, al più dieci), e una pausa di sette giorni quando dice che il viaggio non c'è stato o contesta.
  • Controllo umano: Nessuna risposta parte verso il subvettore e nessun evento si registra da solo. Quando dice che il viaggio non c'è stato, che l'ha già mandato e il documento non arriva, quando contesta o fa una domanda, il caso passa a una persona; la pausa finisce da sola e una persona la può togliere.

Le bollette del rimborso utenze, lette dalla foto. Chi chiede il rimborso delle utenze domestiche può fotografare o caricare la bolletta dalla propria area del portale. Il testo lo legge un programma di riconoscimento dei caratteri; un modello di IA eseguito sui nostri computer ne ricava il numero della fattura, la data, il totale, chi l'ha emessa, il tipo di utenza e l'intestatario. Un valore si tiene solo se è scritto proprio così nel documento: quello che il modello deduce o corregge da sé non viene usato. La bolletta resta nell'archivio dell'azienda e non esce dall'azienda.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: con i dati letti nasce una bolletta «da confermare», come quando la persona la scrive a mano. Non fa rimborso finché non la conferma una persona.
  • Controllo umano: L'amministrazione conferma o respinge ogni bolletta guardando la foto accanto ai numeri; segnala quando l'intestatario non è chi la carica. Quando un dato manca o non si legge, è la persona che l'ha caricata a completarlo.
  • Stato: attiva.

Le multe: lettura del verbale e chi guidava. I verbali del codice della strada arrivati all'azienda (per PEC o caricati dall'amministrazione) li legge un programma di riconoscimento dei caratteri; un modello di IA eseguito sui nostri computer ne ricava ente, numero, data e ora, luogo, targa, articolo e importo. Un valore si tiene solo se è scritto proprio così nel verbale. Chi guidava si ricava dal tachigrafo del mezzo: la carta del conducente inserita a quell'ora o, per una sosta, l'ultima estratta prima. Come prevede la Procedura 4 del regolamento, si trattengono in busta paga solo le multe per velocità, sosta e ZTL, per intero. Il verbale resta nell'archivio dell'azienda e non esce dall'azienda.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No. Quando tutto è certo (numero, data, targa e importo letti, multa per velocità, sosta o ZTL, carta del conducente nel tachigrafo a quell'ora) il portale prepara la trattenuta, ma entra nella busta del mese, e la persona riceve l'email e vede il verbale nella sua area, solo dopo che una persona dell'amministrazione l'ha controllata e confermata. In ogni altro caso decide l'amministrazione.
  • Controllo umano: Ogni trattenuta la conferma una persona dell'amministrazione, che vede il verbale e chi guidava, corregge i dati, e può metterla a carico dell'azienda o annullarla. Dopo, la persona interessata vede il verbale e con «Non ero io» ferma la trattenuta: la decisione torna all'amministrazione.
  • Stato: attiva.

Punti da non perdere su un viaggio. Accanto a ogni viaggio il nostro personale vede i punti da non perdere che il sistema trova nelle email del committente collegate a quel viaggio — per esempio merce non sovrapponibile, orari tassativi, date che non tornano, misure fuori sagoma — con la frase dell'email da cui vengono. Li trova con regole fisse, con i dati già ricavati dalla lettura delle email descritta più sopra (anche quando il committente cambia una data, un peso o un mezzo nella risposta) e con lo storico dei viaggi dello stesso cliente: nessun modello viene interrogato di nuovo. Il personale può aggiungerne a mano, e chi lavora il viaggio dopo li vede insieme a chi li ha già visti. Quando un viaggio passa, con l'inoltro di un'email, al collega che lo affida a un trasportatore, quello che chi lo passa scrive sopra l'inoltro diventa uno di questi punti, con il suo nome. Anche la domanda che un trasportatore fa rispondendo a una nostra richiesta («quanto pesa?», «va coperta?») diventa un punto del viaggio, riconosciuta con regole fisse. Gli stessi punti, con le stesse regole, sono evidenziati nelle email mostrate dalla pagina della posta interna.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale per leggere, regole fisse per decidere.
  • Agisce da solo? No: non cambia prezzi e non scrive da solo a clienti o trasportatori. Ai trasportatori, nelle richieste di disponibilità e nei contratti, arriva soltanto la frase che una persona del nostro personale ha scritto o confermato per quel viaggio, controllata perché non contenga i dati del committente, contatti o cifre; negli annunci anonimi della bacheca solo etichette fisse da un elenco chiuso (per esempio «Non sovrapponibile»), ricavate dalle condizioni confermate da una persona. Ai nostri autisti arrivano solo le condizioni confermate: il collega che assegna il viaggio copia il testo e lo manda lui, e l'autista le legge nella sua area riservata, dove può segnarle come lette. Prima di passare un viaggio all'Agenzia chiede soltanto a chi lo passa di confermare di aver letto questi punti, e avvisa i colleghi quando su un viaggio già passato ne nasce uno nuovo.
  • Controllo umano: Ogni punto resta «da confermare» finché una persona non lo conferma, lo chiarisce o lo scarta.

Scheda riassuntiva di un viaggio e domande sul viaggio. Per i viaggi da organizzare un modello legge le email del committente collegate a quel viaggio e ne scrive una scheda riassuntiva (luoghi, date, orari, merce, riferimenti, cose ancora aperte), senza importi. Il personale può anche fare domande libere su un viaggio e ricevere una risposta breve, con il rimando alle fonti da cui è tratta.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No.
  • Controllo umano: La scheda è solo a schermo; quando un operatore decide di inviarne una parte a un subvettore, rilegge e può modificare il testo.

Riassunto delle conversazioni nella posta interna. Nella pagina della posta interna, accanto a una conversazione, un modello eseguito sui nostri computer ne scrive un riassunto per il collega che la prende in mano: di che cosa si tratta, che cosa è stato chiesto e concordato, le cose particolari del carico e chi deve rispondere. Legge soltanto il testo delle email di quella conversazione, senza firme né avvisi; il riassunto si conserva finché non arrivano email nuove.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: è solo a schermo, non scrive a nessuno e non cambia i dati dei viaggi.
  • Controllo umano: Il riassunto sta accanto alle email da cui nasce, con l’avviso di controllarle; si può riscrivere con un clic.

Valutazione di nuovi clienti e fornitori. Quando valutiamo di iniziare a lavorare con un'impresa, cliente o vettore, raccogliamo informazioni ufficiali e pubbliche: partita IVA e dati dell'archivio VIES dell'Unione europea, l'iscrizione al Registro elettronico nazionale delle imprese di trasporto del Ministero dei trasporti (al sito del Ministero esce solo la partita IVA dell'impresa), l'elenco pubblico del rating di legalità dell'Autorità garante della concorrenza, la White List antimafia delle prefetture (un nostro computer ne scarica gli elenchi pubblici una volta a settimana), dati camerali, bilanci, informazioni pubblicate dall'impresa stessa. Consultiamo anche due siti che pubblicano dati ricavati dai bilanci depositati (fatturatoitalia.it e registroaziende.it), una pagina per impresa, e facciamo alcune ricerche sul web con due motori di ricerca statunitensi, Brave e Tavily: le domande contengono solo la partita IVA, il nome dell'impresa, il comune e, per le società di capitali, una parola come «fallimento» o «sequestro». Per le imprese individuali, il cui nome è quello di una persona, la ricerca sul web non si fa, e non si cercano mai i nomi di amministratori o soci. Questi dati sono mostrati come non ufficiali. Per le imprese svizzere e austriache consultiamo anche i registri ufficiali del loro paese, ai quali va solo il numero o il nome dell'impresa: il registro IDI dell'Ufficio federale di statistica svizzero, il Foglio ufficiale svizzero di commercio, il registro di commercio svizzero (Zefix) e il registro delle imprese austriaco; per le imprese estere le parole delle ricerche sul web sono nella lingua del posto (per esempio «faillite» o «Konkurs»). Un modello di IA ne scrive una sintesi con punti di forza e criticità e, dalle pagine trovate, estrae le citazioni brevi che riguardano l'impresa, che il portale controlla parola per parola sul testo della pagina.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale per leggere, regole fisse per decidere.
  • Agisce da solo? No: il semaforo che conta è calcolato da regole fisse, e un esito negativo impedisce l'inserimento in anagrafica salvo decisione dell'amministratore.
  • Controllo umano: La sintesi è una proposta: la valutazione e la decisione restano di una persona.

Sintesi settimanale dei nostri numeri, per la direzione. Una volta a settimana un modello linguistico riceve un riassunto numerico già calcolato dal nostro gestionale — quanti viaggi abbiamo fatto, fatturato e margine del periodo, costo per chilometro dei mezzi propri rispetto a quelli affidati a terzi, tratte ripetute che rendono meno delle altre — e ne ricava alcuni suggerimenti di gestione. Riguarda l'andamento della nostra azienda: non vengono trasmessi indirizzi, recapiti, targhe o nomi di persone. Compaiono le ragioni sociali dei clienti principali e, per alcuni viaggi in perdita, il cliente, la tratta, il ricavo e il margine.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: sono spunti di discussione per la direzione.
  • Controllo umano: Ogni scelta su tariffe, clienti o organizzazione resta di una persona.

Lettura di documenti aziendali. Un modello di IA aiuta a leggere alcuni documenti aziendali: le polizze assicurative, per completare e controllare il riepilogo delle garanzie; le foto degli scontrini dei rifornimenti fatti fuori sede, caricate dagli autisti dal loro portale; le carte di circolazione dei mezzi.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: produce bozze e proposte.
  • Controllo umano: Ogni dato entra nelle nostre anagrafiche solo dopo la conferma di una persona.

Testi incollati dal personale e manutenzione delle anagrafiche. Il personale può incollare il testo di un annuncio di una borsa carichi, o di un'email, e farne estrarre i dati del viaggio in una proposta da confermare. Alcuni strumenti di manutenzione usano l'IA per proporre come classificare un luogo non riconosciuto, o come scrivere correttamente nome e ruolo di un referente.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No.
  • Controllo umano: Le proposte si applicano solo dopo la conferma di una persona.

Ricerca nell'area riservata e avvisi tecnici. Nella barra di ricerca dell'area riservata, quando la ricerca normale non trova una risposta chiara, un modello di IA aiuta a scegliere la scheda giusta fra quelle che l'utente può già aprire: non può inventare pagine né aprirne di non permesse. Un riepilogo giornaliero delle anomalie tecniche dei lavori automatici viene scritto in linguaggio semplice da un modello, a partire da controlli a regole.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale per leggere, regole fisse per decidere.
  • Agisce da solo? No.
  • Controllo umano: Sono suggerimenti e avvisi per il personale.

Dettatura vocale nella ricerca interna. Nella stessa barra di ricerca il personale può dettare la richiesta con il microfono. Il riconoscimento della voce non lo fa il portale: lo fa il servizio di dettatura del browser in uso, che per Chrome ed Edge è fornito da Google e da Microsoft sui loro server.

  • Tecnologia: intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No: si attiva solo premendo il microfono.
  • Controllo umano: Il testo riconosciuto compare nel campo prima di qualsiasi ricerca.

Altre comunicazioni automatiche, senza IA

Comunicazioni e passaggi che avvengono da soli secondo regole fisse, senza alcun modello di intelligenza artificiale. Li elenchiamo per completezza.

Fine del tempo di conservazione dei dati. Ogni categoria di dati ha il suo tempo di conservazione, scritto nell'informativa privacy (per esempio cinque anni per i dati del tachigrafo, dodici mesi per le registrazioni delle telefonate). Quando il tempo è finito, di notte il sistema toglie quei dati dal portale e li sposta in un archivio separato, ordinato per categoria e per mese, dove non sono più usati per nessuna attività.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Al momento lo spostamento è fermo: i dati con il tempo scaduto li individua e li sposta una persona.
  • Controllo umano: Prima di togliere i dati dal portale il sistema controlla che la copia nell'archivio sia identica. I dati che servono per una contestazione, un controllo o una richiesta dell'autorità si bloccano e non vengono spostati finché il blocco resta.
  • Stato: non attiva in questo momento.

Foto dei documenti raddrizzate e ritagliate. Quando un dipendente o un subvettore carica dal portale la fotografia di un documento, il portale la raddrizza da solo: la mette in bolla misurando l'inclinazione delle righe di testo, e la gira se è di traverso o capovolta, secondo il verso del testo riconosciuto da un programma di riconoscimento dei caratteri eseguito sui nostri computer. Per questo il testo del documento non viene conservato. Per i documenti dei dipendenti il portale ritaglia anche la foto intorno al documento, con un margine uguale su tutti i lati: lo fa solo quando i quattro bordi del documento si vedono netti e hanno la forma di una tessera o di un foglio, altrimenti lascia la foto intera. La foto originale resta conservata accanto a quella sistemata, e il registro dei documenti lo annota.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: gira, mette in bolla e ritaglia la foto. Non cambia il contenuto del documento e non decide niente sulla persona.
  • Controllo umano: Se il verso del testo o i bordi del documento non sono chiari, la foto resta com'è. Il personale può riaprire la foto originale, e nella pagina dei documenti la foto si può girare anche a schermo.

Conferme e avvisi sullo stato del viaggio. Conferme di ricezione delle richieste, avvisi sullo stato del viaggio (assegnazione, targhe, viaggio eseguito, consuntivo) e, per le richieste del portale non lavorate entro i tempi previsti, un messaggio di cortesia: sono testi fissi che partono da soli al verificarsi dell'evento. Per alcuni clienti con molti viaggi al giorno il viaggio eseguito arriva la sera, nell'email di fine giornata con le soste del giorno. L'avviso di presa in carico parte una decina di minuti dopo l'assegnazione, con i dati del viaggio di quel momento, e non parte se nel frattempo il viaggio è stato annullato. Gli avvisi di presa in carico, targhe ed esecuzione portano un collegamento alla pagina di quel solo viaggio, senza password: lo stato, le targhe (quelle comunicate e, per un nostro mezzo già arrivato al carico, quelle del mezzo), per i nostri mezzi gli orari di arrivo e di partenza rilevati dal GPS del mezzo, e dopo la consegna i documenti firmati. Il collegamento smette di funzionare quindici giorni dopo la consegna, o quindici giorni dopo che i documenti firmati sono disponibili, se arrivano più tardi. Ogni email porta un collegamento con un segno di chi la riceve: contiamo quante volte ciascun destinatario lo apre, per capire se è utile, senza cookie nel suo browser. Gli avvisi sul viaggio vanno soltanto a chi ci ha dato quel viaggio, cioè alla persona che ci ha scritto l'ordine o lo scambio su quel viaggio quando il portale la riconosce con certezza dalla posta, e agli indirizzi che il cliente ci ha indicato per riceverli; se non sappiamo né l'una né gli altri, l'avviso non parte.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: partono al verificarsi dell'evento.
  • Controllo umano: Gli avvisi su costi accessori partono solo su scelta di un operatore. Nella pagina del viaggio non compaiono mai prezzi, costi né il nome di altri vettori.

Targhe dei nostri mezzi comunicate da sole. Per i viaggi fatti con i nostri camion, la sera prima del carico (dalle 17:30) il cliente riceve per email le targhe di motrice e rimorchio previste (per alcuni clienti con molti viaggi al giorno, in un'email sola se i carichi del giorno dopo sono più d'uno), e le vede nella pagina del viaggio; se il mezzo è assegnato il giorno stesso, le riceve quel giorno. Se il mezzo cambia prima di arrivare al carico, parte da sola una correzione. Sono regole fisse, senza IA: la targa è quella che il nostro personale ha scritto nella pianificazione del viaggio.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio, quando la targa è scritta e non viene modificata da almeno dieci minuti.
  • Controllo umano: Il mezzo lo sceglie sempre una persona. Per i viaggi affidati a un altro vettore le targhe le comunica quel vettore.
  • Stato: attiva.

Avviso quando il nostro mezzo attende al carico o allo scarico. Quando un nostro camion è fermo al luogo di carico o di scarico da 45 minuti, e di nuovo a 90 minuti, il cliente riceve un'email che lo avvisa e gli chiede, se può, di sollecitare il carico o lo scarico. Se l'attesa supera la franchigia di oltre mezz'ora, alla ripartenza riceve un riepilogo con l'ora di arrivo, l'ora di partenza e la durata, che dice che l'attesa oltre la franchigia è conteggiata come sosta; per alcuni clienti con molti viaggi al giorno il riepilogo arriva la sera (verso le 18:30), in un'email sola per persona con tutte le soste e i viaggi consegnati del giorno, senza le soste di cui il nostro personale gli ha già scritto. Gli orari sono rilevati dal GPS del mezzo; il riposo notturno non è conteggiato, e se il mezzo arriva prima dell'apertura del luogo l'attesa si conta dall'apertura (quando l'orario del luogo non è noto, l'avviso non indica da quanto il mezzo aspetta); gli avvisi di attesa non partono prima delle 8. Le email sono una sola per volta, a tutte le persone indicate, nella conversazione del viaggio. Sono regole fisse, senza IA, e le email non contengono importi.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio dei due avvisi (dalle 8 alle 21) e del riepilogo (dalle 6 alle 21, o la sera dalle 18:30 alle 21 per i clienti che lo ricevono a fine giornata). Un riepilogo entro la mezz'ora oltre la franchigia lo può mandare solo una persona del nostro personale, e parte subito.
  • Controllo umano: La sosta, il suo importo e la sua certificazione restano decisi e firmati da persone, come prima. Per i viaggi affidati a un altro vettore non parte nessun avviso, e nemmeno per i carichi in alcuni luoghi, come i porti, dove l'attesa al terminal è normale, né quando la fermata potrebbe essere di un altro viaggio dello stesso mezzo.
  • Stato: attiva.

Un'email sola a fine giornata per soste e consegne. Per alcuni clienti con molti viaggi al giorno, per non mandare un'email per ogni viaggio, la sera, verso le 18:30, chi segue i loro viaggi con noi riceve un'email sola con le attese oltre la franchigia del giorno (arrivo, ripartenza e durata rilevati dal GPS del mezzo) e i viaggi consegnati, ciascuno col suo collegamento. Le targhe della sera prima, se i carichi del giorno dopo sono più d'uno, arrivano in un'email sola, e dove parte l'email d'arrivo del mezzo non parte anche quella dei 10 km. Sono regole fisse, senza IA, e le email non contengono importi.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio, una volta al giorno per persona, dalle 18:30 alle 21.
  • Controllo umano: Una sosta di cui il nostro personale ha già scritto al cliente, o che ha già registrato, non compare nell'email della sera. L'importo della sosta e la sua certificazione restano decisi e firmati da persone.
  • Stato: attiva.

Avviso quando il nostro mezzo arriva al carico o allo scarico. Quando il GPS vede un nostro camion fermo al luogo di carico o di scarico del viaggio, il cliente riceve un'email breve con l'ora di arrivo, nella conversazione del viaggio. Sono regole fisse, senza IA.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio, una volta per il carico e una per lo scarico, dalle 6 alle 21.
  • Controllo umano: Non parte per i viaggi affidati a un altro vettore, nei luoghi esclusi, né quando la fermata potrebbe essere di un altro viaggio dello stesso mezzo (per esempio lo scarico del viaggio prima, a pochi chilometri).
  • Stato: attiva.

Avviso quando il nostro mezzo è a meno di 10 km. Quando un nostro camion entra nei 10 km dal luogo di carico o di scarico del viaggio, il cliente riceve un'email con l'ora in cui è successo. Non comunichiamo la posizione del mezzo né un orario di arrivo: solo che il mezzo è vicino. Per alcuni clienti con molti viaggi al giorno, dove parte l'email d'arrivo questo avviso non parte. Lo rileva il GPS del mezzo; sono regole fisse, senza IA.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio, una volta per il carico e una per lo scarico, dalle 6 alle 20.
  • Controllo umano: Per i viaggi affidati a un altro vettore non parte nessun avviso. La posizione del mezzo durante il viaggio non viene mai mostrata con questo avviso.
  • Stato: attiva.

Risposta a «dov'è il mezzo?» con il link del viaggio. Quando un cliente ci scrive chiedendo dov'è il mezzo, quanto manca o se è arrivato, e la conversazione riguarda un solo viaggio fatto con un nostro camion, o più nostri camion dello stesso ordine, il portale gli risponde nella stessa conversazione con lo stato che rileva il GPS di ogni mezzo (al carico, in viaggio verso lo scarico, scaricato) e il link alla pagina del viaggio. Non indica mai un orario di arrivo. Riconosce la domanda con regole fisse sulle parole dell'email, e il viaggio da quello che la conversazione scrive (la targa del mezzo, il riferimento del cliente o il nostro): senza IA.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: la risposta, al massimo una ogni quattro ore per viaggio e per persona, dalle 6 alle 21.
  • Controllo umano: Non risponde se il personale ha già risposto, se la conversazione riguarda più viaggi diversi, se il viaggio è affidato a un altro vettore, se chi scrive non risulta del cliente del viaggio, se chi scrive dice che quello che vede non corrisponde alla realtà, o se il mezzo è fermo lontano dal punto abituale di carico o di scarico: in tutti questi casi risponde una persona. Anche dopo la risposta automatica la conversazione resta fra quelle che il personale deve seguire.
  • Stato: attiva.

Email con la prova di consegna. Quando il documento di trasporto firmato di un viaggio fatto con un nostro camion diventa disponibile, il cliente riceve un'email con il documento in allegato e il link alla pagina del viaggio. Il documento può essere collegato al viaggio da un sistema di IA che legge le scansioni, ma esce solo dopo che una persona del nostro personale lo ha guardato e ha confermato che è di quel viaggio. L'invio è fatto da regole fisse, senza IA.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio, una sola volta per viaggio, solo per i viaggi degli ultimi 45 giorni, dopo la conferma di una persona.
  • Controllo umano: Nessun documento collegato dall'IA esce senza la conferma di una persona, che può anche tenerlo fuori (per esempio se riporta annotazioni interne o dati di altri destinatari). I documenti dei viaggi affidati a un altro vettore non partono con questa email: li manda il personale.
  • Stato: attiva.

Risposta a «avete la prova di consegna?». Quando un cliente ci scrive chiedendo la prova di consegna, il documento di trasporto firmato o la bolla di un viaggio, e la conversazione riguarda un solo viaggio (o più nostri camion dello stesso ordine), il portale gli risponde nella stessa conversazione con il documento in allegato e il link alla pagina del viaggio. Riconosce la richiesta con regole fisse sulle parole dell'email e il viaggio da quello che la conversazione scrive: senza IA.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: la risposta, al massimo una al giorno per viaggio e per persona, dalle 6 alle 21, solo se il documento è già disponibile per il cliente.
  • Controllo umano: Non risponde se il documento non è ancora disponibile, se il personale ha già risposto, se la conversazione riguarda più viaggi diversi o se chi scrive non risulta del cliente del viaggio: in tutti questi casi risponde una persona. Un documento collegato dall'IA esce solo dopo la conferma di una persona.
  • Stato: attiva.

Risposta a chi ci chiede i nostri documenti aziendali. Quando un nostro cliente o fornitore ci scrive chiedendo i documenti della nostra società (il DURC, la visura camerale, la polizza assicurativa, l'iscrizione all'Albo degli autotrasportatori e simili), il portale gli risponde nella stessa conversazione con i documenti in corso di validità in allegato, e mette l'email in una cartella dedicata. Riconosce la richiesta con regole fisse sulle parole dell'email, frase per frase: senza IA. Manda soltanto documenti della nostra società, mai dati di altre persone.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: la risposta, solo a chi risulta nostro cliente o fornitore e solo con documenti validi per almeno un'altra settimana; agli stessi documenti per lo stesso indirizzo al massimo una volta in due giorni.
  • Controllo umano: Non risponde, e lascia l'email al personale con un'etichetta, se chi scrive non è nella nostra anagrafica o la sua email non supera i controlli di autenticità, se chiede di caricare i documenti sul suo portale, se chiede bilanci o dichiarazioni, se il personale ha già risposto o se l'email parla di un sinistro o di un reclamo. Se un documento chiesto è scaduto aspetta che il personale carichi quello nuovo.
  • Stato: attiva.

Stato dei viaggi nell'area clienti. Lo stato di ogni viaggio che il cliente vede nell'area clienti (eseguito, completato) si aggiorna da solo dalle prove che abbiamo: il GPS dei nostri mezzi che vede lo scarico, il documento di consegna collegato al viaggio, l'inserimento del viaggio nella distinta di fatturazione. Sono regole fisse, senza IA, e non partono email.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: lo stato avanza da solo quando c'è la prova. Non annulla mai un viaggio e non torna indietro.
  • Controllo umano: L'annullamento di un viaggio resta sempre una scelta di una persona; se una persona corregge lo stato, il sistema non lo cambia più.

Ordini dei clienti nell'area clienti. Quando un cliente ci affida un viaggio per email, il portale ritrova quell'email nella casella della logistica grazie al riferimento del cliente, archivia l'ordine e lo mostra al cliente accanto al viaggio, nella pagina dei suoi trasporti. Se l'ordine è allegato si archivia l'allegato; se è scritto nel testo dell'email, si archivia una copia in PDF dell'email del cliente, senza le parti citate di email precedenti. Lo collega solo se il mittente è quel cliente e il riferimento compare nell'oggetto, nel nome o nel testo. Quando il viaggio non ha un riferimento del cliente, il portale cerca l'email del cliente che nomina la località di carico, quella di scarico e il giorno di carico, e la collega solo se è una sola e se nessun altro viaggio di quel cliente nei giorni vicini fa la stessa tratta. Sono regole fisse, senza IA.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: il collegamento dell'ordine al viaggio e la sua pubblicazione nell'area del cliente che l'ha mandato.
  • Controllo umano: Prima di essere mostrato, ogni ordine viene controllato perché non contenga dati di terzi; un documento che non si può controllare non viene mostrato. Il cliente vede solo gli ordini dei propri viaggi.

Richieste di prezzo ai fornitori di gasolio. Quando la nostra cisterna di gasolio scende sotto i 1.500 litri, ai fornitori di gasolio con cui lavoriamo parte da sola un'email che chiede il prezzo per la consegna più vicina, con la quantità da ordinare: lo stesso testo che il personale manda a mano. Sono regole fisse, senza IA.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Al momento questa funzione è sospesa: le richieste di prezzo le manda il personale.
  • Controllo umano: L'ordine lo sceglie e lo fa sempre una persona. La richiesta non parte se è già stata fatta a mano nelle ultime 24 ore o se la lettura della cisterna non torna.
  • Stato: non attiva in questo momento.

Promemoria e solleciti di pagamento. Per le fatture scadute, promemoria, sollecito, costituzione in mora e ultimo avviso possono partire secondo un calendario prestabilito, con importi calcolati da regole: il capitale e un importo fisso per le spese di recupero, senza interessi di mora.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: i passi del calendario scelti per partire da soli; gli altri li invia una persona.
  • Controllo umano: Ogni passo successivo (diffida, azioni legali) lo decide una persona.
  • Stato: attiva.

Promemoria ai subvettori. Ai subvettori invitati che non hanno completato la registrazione arrivano al massimo due promemoria automatici. I solleciti per documenti aziendali mancanti partono invece su azione di un operatore, come l'avviso con il motivo quando un documento caricato non viene accettato, tranne quello che segue una disponibilità data a una nostra richiesta (voce qui sotto). Per i documenti di trasporto c'è una voce a parte.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: i promemoria degli inviti.
  • Controllo umano: Gli inviti e gli altri solleciti li decide una persona, tranne quelli che seguono una disponibilità (voce qui sotto).

Solleciti dei documenti di trasporto (DDT). Quando il documento di trasporto firmato di un viaggio affidato a un subvettore non ci arriva entro i tre giorni previsti, il sistema scrive al subvettore il quarto, il sesto, l'ottavo e il decimo giorno dopo lo scarico, con un link personale per ogni viaggio che permette di caricare il documento anche dal telefono, senza accedere al portale. Smette da solo appena il documento arriva: dal link, dall'area riservata, per email o in ufficio. Il link vale solo per quel contratto, finché è in vigore e il viaggio è ancora di quel subvettore.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio del sollecito, al massimo uno al giorno per impresa e quattro per viaggio, dalle 8 alle 20 e mai la domenica; e il caricamento sul viaggio del documento che il subvettore manda dal link.
  • Controllo umano: Non decide pagamenti né penali. Una persona può sospendere i solleciti di un viaggio o di un'impresa, o escludere un viaggio il cui documento è arrivato per un'altra via; quando i quattro solleciti non bastano, il caso passa a una persona.
  • Stato: attiva.

Penale per il documento di trasporto non ricevuto. Nei contratti con i subvettori che la prevedono, se il documento di trasporto firmato non arriva entro il giorno dopo il quarto sollecito, il sistema registra la penale scritta nel contratto per quel trasporto e ne avvisa il subvettore per email. La penale si compensa con quanto dovuto al subvettore.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: la registrazione della penale e l'avviso, una volta sola per contratto, solo nei contratti che la scrivono e mai prima del giorno dopo il quarto sollecito.
  • Controllo umano: Il pagamento lo fa una persona: la penale le compare già trattenuta nel bonifico al subvettore quando prepara la distinta, e la può lasciare per la volta dopo togliendo la spunta. La penale la può togliere chi ha accesso alla fatturazione, scrivendo il motivo; un documento che arriva dopo non la toglie da solo.
  • Stato: attiva.

Dopo una disponibilità: iscrizione e documenti. Quando un'impresa risponde di sì (o propone la sua cifra) dal link di una nostra richiesta di disponibilità, il sistema controlla se è iscritta al portale subvettori e se ha i documenti obbligatori in regola. Se non è iscritta le scrive con un link personale per registrarsi e caricarli; se è iscritta ma qualche documento manca o è scaduto, le scrive l'elenco con il collegamento alla sua sezione dei documenti. Lo stesso messaggio compare subito sulla pagina della risposta.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio dell'email, al massimo una ogni sette giorni per impresa.
  • Controllo umano: Non decide niente sul viaggio: l'affidamento e il contratto restano di una persona. Non scrive a chi ha chiesto di non essere contattato né alle imprese escluse.
  • Stato: attiva.

Dopo i mezzi: a quale indirizzo mandare i carichi. Quando un'impresa di trasporto risponde alla nostra domanda «Che mezzi avete?», dal link o per email, indicando i propri mezzi, il sistema le scrive per chiederle a quale indirizzo email mandarle le proposte di carico, dicendo quello che useremmo. Se conferma quell'indirizzo o ce ne indica un altro, la nostra rubrica si aggiorna.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'invio della domanda, al massimo una ogni 30 giorni per impresa e mai a chi ci ha già risposto su questo; l'aggiornamento della rubrica con l'indirizzo che ci indica.
  • Controllo umano: Non scrive a chi ha chiesto di non ricevere più nostre proposte né alle imprese escluse; se l'impresa indica più indirizzi, la scelta la fa una persona.
  • Stato: attiva.

Raccomandate spedite dal portale. Le lettere che l'azienda manda per raccomandata con ricevuta di ritorno ai propri dipendenti nelle pratiche del personale (l'invito a riprendere servizio, la comunicazione di cessazione del rapporto) possono partire dal portale. La lettera, firmata digitalmente dal legale rappresentante, viene trasmessa a Openapi S.p.A., che la affida a Poste Italiane per la stampa e il recapito: ricevono il nome, l'indirizzo e il contenuto della lettera. Il portale conserva la lettera spedita, la ricevuta di accettazione, il contenuto certificato da Poste e gli stati di consegna.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? No per la spedizione: ogni raccomandata la conferma il legale rappresentante. Sì per gli effetti di quella conferma: la pratica registra da sola la lettera come spedita, e gli stati di consegna letti da Poste.
  • Controllo umano: La lettera la firma una persona; prima di pagare si vedono destinatario, costo e anteprima, e la stessa lettera non può partire due volte.
  • Stato: attiva.

Imprese escluse. Un'impresa che abbiamo deciso di non servire o di non coinvolgere più viene esclusa in automatico dalle risposte automatiche, dalle richieste di disponibilità e dalle comunicazioni successive.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'esclusione si applica da sola.
  • Controllo umano: La decisione di escludere un'impresa la prende sempre una persona.

Referenti ricavati dalle email. I referenti delle aziende che ci scrivono abitualmente vengono aggiunti alla scheda dell'azienda nel nostro gestionale, ricavando nome, ruolo e telefono dalla firma delle loro email con regole fisse.

  • Tecnologia: regole fisse, senza intelligenza artificiale.
  • Agisce da solo? Sì: l'aggiunta alla scheda.
  • Controllo umano: Un riepilogo settimanale va a un responsabile, e ogni referente si toglie con un clic.

4. Come riconosci una comunicazione automatica

Le email che il sistema prepara per i committenti — quotazioni, conferme di disponibilità, ricevute, prese in carico — si chiudono con questa firma:

Cordiali saluti,
Assistente Digitale Schiavetta Trasporti
Supporto automatico alla gestione delle richieste di trasporto

Questa comunicazione è stata elaborata automaticamente per velocizzare la gestione della pratica. In caso di necessità, il nostro personale può intervenire direttamente.

La stessa firma compare anche quando il testo preparato dal sistema viene rivisto e inviato da un operatore. Rispondendo a queste email scrivi alla nostra casella operativa: le richieste che il sistema non sa gestire da solo arrivano a una persona.

5. Dove girano i sistemi e fornitori esterni

Le funzioni di intelligenza artificiale del portale sono eseguite su elaboratori di proprietà dell'azienda, gestiti direttamente da noi, con modelli linguistici di uso generale eseguiti localmente. Per la lettura delle email con cui ci vengono proposti dei viaggi, delle risposte alle nostre quotazioni e dei documenti dei subvettori, il testo non viene trasmesso a nessun fornitore esterno e non lascia l'azienda; se le nostre macchine non sono disponibili, la lettura aspetta e non viene dirottata altrove.

Nessuna funzione di IA del portale si appoggia oggi a fornitori esterni di intelligenza artificiale, con un'eccezione:

Dettatura vocale nella ricerca interna: il riconoscimento della voce lo esegue il fornitore del browser in uso (Google per Chrome, Microsoft per Edge), anche fuori dall'Unione europea. Si attiva solo premendo il microfono, ed è riservata al personale.

Il portale è ospitato da Infomaniak Network SA (Svizzera). Il dettaglio sul trattamento dei dati personali — basi giuridiche, destinatari, trasferimenti fuori dall'Unione europea, tempi di conservazione e diritti — è nell'Informativa sulla privacy, ai paragrafi 4, 5 e 6.

6. Che cosa non facciamo

  • Non usiamo sistemi che riconoscono o deducono le emozioni di lavoratori o interlocutori, né sistemi di categorizzazione biometrica, di punteggio sociale o di manipolazione.
  • Non usiamo l'intelligenza artificiale per valutare le prestazioni o il comportamento di dipendenti e collaboratori, né per decisioni sul rapporto di lavoro.
  • Non usiamo l'intelligenza artificiale per stabilire i prezzi, per rifiutare richieste di trasporto o per decidere a quale vettore affidare un viaggio.
  • Sulla base della nostra valutazione, nessuna delle funzioni descritte in questa pagina rientra fra i sistemi ad alto rischio previsti dal regolamento europeo sull'intelligenza artificiale.

7. I tuoi diritti

Per ogni comunicazione o passaggio automatico descritto in questa pagina puoi chiedere l'intervento di un operatore, esprimere il tuo punto di vista e contestare l'esito: basta rispondere alla nostra email o scriverci ai recapiti del punto 9. Restano fermi i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità previsti dal GDPR e descritti nell'Informativa sulla privacy.

8. Limiti di cui essere consapevoli

La lettura automatica è un ausilio, non una garanzia di correttezza: può interpretare male un indirizzo, una data o un numero, soprattutto su documenti poco leggibili o scansioni di bassa qualità. Per questo chiediamo sempre di rileggere i campi compilati automaticamente prima dell'invio, e per questo nessun campo compilato automaticamente nei moduli parte senza la tua conferma.

Lo stesso vale per le risposte automatiche: se un dato viene letto male, anche la cifra calcolata può non corrispondere alla richiesta. Per questo il sistema si ferma quando i dati non tornano, e per questo una quotazione non è vincolante fino alla presa in carico. Se trovi un dato sbagliato, rispondi alla nostra email e lo correggiamo.

9. Domande

Per qualsiasi domanda su come usiamo l'intelligenza artificiale, o per segnalare un risultato che ritieni errato, puoi scrivere a info@schiavettatrasporti.it oppure alla PEC schiavetta.maurizio@pec.it. Rispondiamo indicando, quando serve, quale funzione è intervenuta e con quale controllo umano.

10. Riferimenti normativi

Questa pagina è redatta sulla base delle norme e degli orientamenti seguenti, nella versione vigente alla data dell'ultimo aggiornamento.

Ultimo aggiornamento: 26 ottobre 2026.